Carte conducteur : demande, renouvellement, perte et sanctions

La carte conducteur est la carte à puce personnelle qui identifie un conducteur sur un tachygraphe numérique et enregistre ses activités. Sans elle, il n’a pas le droit de prendre le volant d’un véhicule soumis à la réglementation sociale européenne.

Ce guide couvre la première demande de carte conducteur, le renouvellement, la perte, l’usage quotidien et les sanctions, avec la procédure française à jour depuis le passage de ChronoServices à HubProTransport.

Qu’est-ce que la carte conducteur ?

Elle identifie le conducteur auprès du tachygraphe et stocke ses activités. C’est elle qui fait le lien entre une personne et les enregistrements d’un véhicule.

Ce qu’elle contient

• l’identité du conducteur et son numéro de permis de conduire ;
• la photo d’identité et la signature ;
• la date de délivrance et la date de fin de validité ;
• les activités des 28 derniers jours : conduite, travail, disponibilité, repos ;
• les véhicules utilisés et les événements enregistrés.

Sa durée de validité

Cinq ans. La date figure sur la carte elle-même. Passé ce terme, elle est inutilisable, sans tolérance.

Une seule carte par conducteur. Un chauffeur ne peut détenir qu’une carte conducteur, valable dans toute l’Union européenne. En détenir deux est une infraction.

Qui doit avoir une carte conducteur ?

Les conducteurs concernés

Tout chauffeur conduisant un véhicule de transport équipé d’un tachygraphe numérique est concerné : transport de marchandises au-delà de 3,5 tonnes, transport de voyageurs au-delà de neuf places, et depuis juillet 2026 les utilitaires de plus de 2,5 tonnes en transport international.

Les cas d’exemption restent limités :

• les véhicules exclus de la réglementation sociale européenne ;
• les véhicules de secours et de service public ;
• les véhicules à usage non commercial ;
• certains véhicules agricoles, selon l’usage.

L’exemption porte sur le véhicule, pas sur la personne : un chauffeur qui alterne entre un véhicule exempté et un véhicule soumis doit avoir sa carte.

Les quatre cartes tachygraphe

Seule la carte conducteur est nominative et personnelle. Les trois autres appartiennent à une structure.

Première demande de carte conducteur

Le portail HubProTransport

Depuis le 23 octobre 2023, toutes les démarches de carte conducteur passent par le portail HubProTransport, qui a remplacé ChronoServices. Il faut y créer un compte, puis déposer la demande en ligne.

Les pièces à fournir

• une pièce d’identité en cours de validité ;
• le permis de conduire correspondant au véhicule conduit ;
• une photo d’identité récente, aux normes ;
• un justificatif de domicile ;
• le paiement de la carte.

Un dossier incomplet est le premier motif de retard. La photo d’identité non conforme arrive largement en tête des rejets.

La procédure sur le portail

• créer un compte sur HubProTransport ;
• renseigner l’identité et le permis ;
• téléverser les pièces justificatives ;
• régler la demande ;
• suivre l’avancement depuis le compte.

Le délai de traitement

Comptez cinq jours ouvrables à réception d’un dossier complet de demande de carte conducteur, pour un maximum réglementaire de quinze jours. La carte est ensuite envoyée par courrier à l’adresse déclarée.

Le coût

Environ 57 euros hors taxes, soit un peu moins de 69 euros toutes taxes comprises. Le tarif est réglementé et identique pour une première demande, un renouvellement ou un remplacement. Vérifiez le montant en vigueur sur le portail avant de payer : il est révisé.

La carte est personnelle, mais rien n’interdit de demander à son entreprise d’en prendre le coût en charge, ce que beaucoup d’employeurs acceptent.

Renouvellement de la carte conducteur

Quand déposer la demande ?

Entre trois mois et un mois avant la date d’expiration de la carte conducteur. Trois mois est le délai conseillé : il laisse le temps de corriger un dossier incomplet.

Ce qui change par rapport à la première demande

• la procédure est identique, sur le même portail ;
• le tarif est le même ;
• les données des 28 derniers jours ne sont pas transférées sur la nouvelle carte ;
• la nouvelle carte prend effet à l’expiration de l’ancienne.

Conserver l’ancienne carte. Gardez-la un mois après son expiration. Elle contient encore des activités susceptibles d’être demandées lors d’un contrôle portant sur les 28 jours précédents.

Rouler après l’expiration. C’est assimilé à une conduite sans carte, avec les sanctions correspondantes. L’oubli d’échéance est pourtant l’une des causes les plus fréquentes d’immobilisation.

Perte, vol ou carte défectueuse

La déclaration

La perte ou le vol doivent être déclarés dans un délai de sept jours calendaires, auprès du portail et, en cas de vol, aux autorités du pays où il a eu lieu.

La demande de remplacement

• déclarer la perte ou le vol sur HubProTransport ;
• joindre le récépissé de déclaration en cas de vol ;
• fournir à nouveau les pièces justificatives ;
• régler le remplacement, au même tarif.

Continuer à rouler : les quinze jours

Le chauffeur peut poursuivre son activité de transport pendant quinze jours au maximum, à condition d’effectuer une sortie d’impression au début et à la fin de chaque service.

Ce que doivent porter les tickets

• le nom et le prénom du conducteur ;
• le numéro de la carte ou du permis de conduire ;
• la signature manuscrite ;
• les activités effectuées, portées à la main si nécessaire.

Des tickets non signés ne valent rien en contrôle : c’est la signature qui leur donne force probante.

La carte défectueuse. Une carte conducteur qui n’est plus lue doit être rendue et remplacée selon la même procédure. Ne tentez pas de nettoyer la puce avec un produit abrasif, vous la détruiriez définitivement.

Utiliser sa carte conducteur au quotidien

L’insertion

Puce vers le haut, flèche vers l’appareil, dans le lecteur 1 pour le conducteur au volant. Le tachygraphe demande alors le pays de début de service.

La saisie manuelle

À l’insertion, l’appareil propose de renseigner les activités effectuées depuis le dernier retrait. Cette saisie est obligatoire et doit refléter la réalité.

Le retrait. En fin de service, après confirmation du pays. La carte reste dans le véhicule tant que le service n’est pas terminé, même pendant les pauses.

Les erreurs les plus fréquentes

• oublier la saisie manuelle, ce qui laisse des trous dans l’historique ;
• retirer sa carte pendant une pause, créant une conduite sans carte au redémarrage ;
• confondre disponibilité et autre tâche ;
• omettre le pays de début ou de fin de service ;
• prêter sa carte à un collègue, ce qui constitue une falsification.

Le téléchargement des données de la carte

Tous les 28 jours

Les données doivent être téléchargées au moins tous les 28 jours. Au-delà, les activités les plus anciennes sont écrasées et définitivement perdues.

Qui s’en charge. L’entreprise, au moyen de sa carte entreprise. Un conducteur indépendant télécharge lui-même, avec un lecteur relié à un ordinateur ou à un téléphone.

Les sanctions

La dernière ligne change de registre : la falsification n’est plus une contravention mais un délit, qui expose le conducteur comme l’employeur qui l’a ordonnée.

Gérer les cartes conducteur dans une entreprise

Suivre les échéances

Une carte conducteur arrivant à expiration immobilise un chauffeur. Le suivi des dates de fin de validité de toutes les cartes fait partie de la gestion de flotte au même titre que les contrôles techniques.

Les bonnes pratiques

• tenir un tableau des dates d’expiration de chaque carte conducteur, avec alerte à quatre mois ;
• déclencher la demande de renouvellement à trois mois ;
• télécharger les cartes à date fixe chaque mois, plutôt qu’au gré des retours ;
• archiver les fichiers avec les relevés de service correspondants ;
• prévoir une procédure écrite pour la perte en cours de tournée ;
• vérifier la carte conducteur et sa date d’expiration à l’embauche, et pas le premier jour de conduite.

De ChronoServices à HubProTransport

Beaucoup de conducteurs cherchent encore ChronoServices, nom sous lequel les cartes ont été délivrées en France pendant près de vingt ans. Le changement date du 23 octobre 2023.

• Avant cette date, les demandes de carte conducteur passaient par ChronoServices, par courrier ou en ligne.
• Depuis, toutes les démarches sont centralisées sur HubProTransport, exclusivement en ligne.
• Les cartes délivrées par ChronoServices restent valables jusqu’à leur date d’expiration : il n’y a aucun échange à faire.
• Les anciens comptes ChronoServices ne sont pas repris : il faut créer un compte sur le nouveau portail.

Si vous tombez sur une page ChronoServices expliquant une procédure, vérifiez sa date : les tarifs et les délais qu’elle annonce peuvent être périmés. C’est le portail actuel qui fait foi.

Préparer son dossier sans se tromper

Les rejets de dossier ont presque toujours les mêmes causes. Les éviter fait gagner une à deux semaines sur l’obtention de la carte conducteur.

• la photo d’identité doit être récente, de face, fond uni, sans lunettes teintées ;
• le permis de conduire doit être en cours de validité et couvrir la catégorie conduite ;
• le justificatif de domicile doit dater de moins de trois mois ;
• les scans doivent être lisibles et complets, quatre coins visibles ;
• le nom saisi doit être identique à celui de la pièce d’identité, accents compris.

Le conducteur étranger et la carte conducteur

• un chauffeur résidant en France demande sa carte en France, quelle que soit sa nationalité ;
• une carte délivrée par un autre État membre est valable en France, sans équivalence à demander ;
• un conducteur ne peut pas détenir une carte dans deux pays différents ;
• le changement de pays de résidence impose de restituer la carte et d’en demander une nouvelle.

Le contrôle de ce point s’est renforcé avec les règles de détachement issues du paquet mobilité.

Les échéances à ne pas manquer

La carte conducteur se gère au calendrier. Voici les dates qui comptent, de la demande à l’expiration.

Un chauffeur qui connaît ces sept dates ne sera jamais arrêté pour un problème de carte conducteur.

Carte conducteur et carte entreprise : qui fait quoi

Les deux cartes sont complémentaires et leurs rôles se confondent souvent.

• la carte conducteur enregistre ce que fait le chauffeur et le suit d’un véhicule à l’autre ;
• la carte entreprise verrouille les données du véhicule pour qu’un concurrent ne puisse pas les lire ;
• la carte entreprise sert aussi à télécharger la mémoire du véhicule, ce que la carte conducteur ne permet pas ;
• un chauffeur indépendant a besoin des deux : il est à la fois conducteur et entreprise.

Une entreprise peut détenir plusieurs cartes entreprise, utile lorsque plusieurs sites téléchargent en parallèle.

Le cas du conducteur intérimaire ou multi-employeurs

Un chauffeur qui travaille pour plusieurs entreprises conserve une carte conducteur unique. Ce sont les entreprises qui s’adaptent, pas lui.

• chaque employeur télécharge la carte pour la période travaillée chez lui ;
• le chauffeur doit pouvoir justifier de ses 28 derniers jours, tous employeurs confondus ;
• les temps de conduite se cumulent entre employeurs : les plafonds ne se remettent pas à zéro en changeant de donneur d’ordre ;
• une attestation d’activité couvre les périodes sans conduite, congés ou arrêt.

C’est un point de contrôle fréquent chez les entreprises de travail temporaire du transport, et une source d’infractions involontaires.

Ce que la carte conducteur ne fait pas

• elle n’est pas un permis de conduire et ne s’y substitue pas ;
• elle n’enregistre pas la position du véhicule, contrairement au tachygraphe intelligent ;
• elle ne conserve que 28 jours : au-delà, seules les archives de l’entreprise font foi ;
• elle ne prouve pas le temps de travail effectif, mais les activités déclarées par le chauffeur.

Questions fréquentes

Combien de temps est valable une carte conducteur ? Cinq ans.

Où faire la demande en France ? Sur le portail HubProTransport, qui a remplacé ChronoServices.

Combien coûte-t-elle ? Environ 57 euros hors taxes, tarif réglementé identique pour une demande, un renouvellement ou un remplacement.

Quel délai pour l’obtenir ? Cinq jours ouvrables pour un dossier complet, quinze jours au maximum.

Que faire si un chauffeur perd sa carte en tournée ? Déclarer sous sept jours et rouler quinze jours au maximum avec des sorties d’impression signées.

Peut-on rouler après l’expiration de sa carte conducteur ? Non, c’est assimilé à une conduite sans carte.

L’employeur doit-il payer la carte conducteur de son chauffeur ? Rien ne l’y oblige, mais beaucoup le font.

Ma carte française est-elle valable à l’étranger ? Oui, dans toute l’Union européenne.

Ce qu’il faut retenir

Trois dates gouvernent la vie d’une carte conducteur : les cinq ans avant expiration, les trois mois avant échéance pour demander le renouvellement, et les vingt-huit jours entre deux téléchargements. Les manquer coûte plus cher que la carte elle-même.

Sur l’appareil qui lit cette carte, voir notre guide du chronotachygraphe numérique. Sur les durées qu’elle enregistre, notre article sur les temps de conduite et de repos. Les textes applicables sont consultables sur Légifrance.